רוב הפרויקטים המערכתיים אינם עומדים בלוחות הזמנים שנקבעו בתחילת הפיתוח. אם מנתחים את הסיבות לכך, מגלים כי עיקר הסיבות קשורות לדרישות. שינויי דרישות, המתנות לדרישות, דרישות שאינן מוגדרות, חוסר דרישות, עודף דרישות וכו'. לרוב האדם האחראי על פיתוח הדרישות והפצתם לכל גורמי התיכון הוא מהנדס המערכת. הבעיה, שהוא האדם העסוק ביותר בפרויקט. אחת השיטות היעילות לטפל בבעיות אלו היא באמצעות מתודולוגיית Quality Function Deployment - QFD . המתודולוגייה עוסקת ביצירת ערך ללקוח, ומתמקדת בו לאורך כל תהליך הפיתוח. המתודולוגיה מיושמת באמצעות סדנאות, המורכבות מצוותים רב תחומיים אשר משתמשים בכלים של מתודולוגיית ה - QFD לפיתוח דרישות בצורה יעילה ומהירה. הסדנאות הן למעשה מאמץ מרוכז של חברי הצוות שנבחרו, להשיג בהסכמה פיתוח מפורט יותר של הדרישות תוך פרק זמן קצר ביותר, מקבלת החוזה ועד פיתוח הדרישות למתכננים עצמם. ניתן לבצע את הסדנאות בכל אחד משלבי הפיתוח, כאשר בכל שלב יש להפעיל את כלי ה - QFD המתאים. הסדנאות עוסקות בתחומים הבאים:
הכרת ערך ללקוח בהכנת המכרז, הבנת הצרכים והדרישות לאחר הזכייה בחוזה, קביעת סדר עדיפות של הדרישות, בחירת התצורה הנכונה עבור הלקוח, רידוד דרישות במקרה של חריגה בתקציב ובעלויות, זיהוי סיכונים הנובעים מהדרישות ומאופן המימוש, פיתוח והקצאת דרישות לצוותי הפיתוח בשלבי התיכון השונים, הערכת דרכים ליישום הדרישות, ניתוח תרחישי פעולה וגיבוש הדרישות ועוד. לכל סוג של סדנה יש לבחור את הצוות והפורמט המתאים. במסמך זה נפרט כמה מכלי QFD ואופן יישומם :
- Customer Maximum Value Table הבנת הסיבות לדרישות להקטנת סבבי פיתוח חוזרים
- הקצאת דרישות לקיצור זמן הפצה והבנת הדרישות של הגופים המקצועיים
- בית האיכות לבחינה והחלטה מהירה של אופן המימוש
- רידוד דרישות להורדת תכולות וקיצור זמן הפיתוח
הפעלת כלים אלו הוא פשוט ודורש מאמץ מרוכז של יום יומיים. פעילות זו כדאי לבצע כמה פעמים במהלך מחזור חיי הפיתוח, ורצוי לפני כל שלב בתהליך הפיתוח כמו: בהתנעת הפרויקט, לפני סקר הבנת הדרישות, לפני התיכון המוקדם, לפני התיכון המפורט, לפני ביצוע אינטגרציה וכו'. בביצוע סדנאות אלו אפשר לקצר תהליכים של פיתוח דרישות מחודשים לשבועות, ושבועות למספר ימים בודדים. הערך הנוסף של הסדנאות הוא גיבוש הצוות, יצירת שפה משוטפת, הורדת מחסומים ושיפור התקשורת בין חברי הצוות.
